[問題處理][證照] 零碎化的證照，太多了，又很煩。該如何整理。才能 "化阻力為助力"!
現在的線上學習資源，取得容易，證照也容易獲得，相對而言，手頭上可能就有一堆證照，而要用時，卻不知道該去哪裡找出來。
話說回來，光是大學畢業證書，也很容易弄丟，何況是這些細碎的證照。
獻慶在累積200多張小證照後，發現如何整理跟整合證照，變成是一個問題。而且這個問題也有可能會搞到心很累，讓人不想再學習新東西，失去學習的動力。此時，拿證照，反而變成一種壓力。
如何解決這種問題，得找找方法。
方法1 - 檔案數位化，集中管理
原則上來說，就是把證照的數位檔案集中起來管理。如果是針對紙本證照，那就要掃描紙本，把證照變成電子檔，在按照電子檔的處理方式，集中存檔。
但這個數位檔案集中存放，並不是單純把檔案放在同一個資料夾下面就好。要根據證照的屬性分類存放。
案例1 - 每個單位一個資料夾
針對不同單位核發的證照，分開存放。也就是每個單位分別開一個資料夾，裡面存放該單位的證照。
案例2 - 子單位建立子資料夾
若該單位下面又有其他子單位，則再針對子單位開子資料夾。
例如，勞動部下面有很多單位，如職業安全衛生數位學習平台、全民勞教e網、勞動力發展數位服務平台等。
那就建立一個主資料夾，為 "勞動部" ，在 "勞動部"資料夾下面，建立3個子資料夾，名為 "職業安全衛生數位學習平台"、"全民勞教e網"、"勞動力發展數位服務平台"。
案例3 - 就算官方提供連結，也要自己保存一份電子檔
現在有很多證照，提供官方的線上連結，讓使用者透過網路連結，就可以連結到官方網站看到證照。
好處是，證照擁有者只要留下證照的路連結就可以，這樣很方便。
缺點是，一旦官方平台更動連結位置，平台改版，或者官方網站平台關門，那就冏了! 連結更動，還有機會在重新連上去，但網站平台關門，那就永遠找不到證照了。
獻慶有 "施耐德電機大學(Schneider Electric University)" 認證的70多張證照，但後來該平台改版，原帳號消失，因此這些證照，就永遠消失找不到了。還好，大多的證照電子檔在完成課程當下就已經下載完畢，因此，才把損失降到最低。
所以，就算官方證照有提供線上連結，最好在自己的電腦還是存一份。防意外!
方法2 - 檔名系統化
很多時候，官方給電子證照時，檔案名稱有它自己的規則性。但對於我們使用者，這個規則性就不是很適用。
這時候我們就需要建立自己的檔名規則，方便自己辨識跟管理。
案例1 - 使用證照名稱當檔名
有的發證單位會使用編碼作為電子證照的檔名。如 IEEE 給的 "c4yh0lcr_1698902174105"，我們一般人，光看檔名，是很難辨識這張是什麼證照，除非打開檔案來看內容，上面寫著 "Battery Sizing and Design for Electric Vehicles" ，這樣才知道是什麼證照。
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| 這張 IEEE 給的證照，檔名為 "c4yh0lcr_1698902174105"。我們一般人，光看檔名，是很難辨識這張是什麼證照，除非打開檔案來看內容，上面寫著 "Battery Sizing and Design for Electric Vehicles" ，這樣才知道這是什麼證照。 |
這時候，如果我們使用證照的名稱 "Battery Sizing and Design for Electric Vehicles" 作為檔名，那就會很清楚知道這是什麼證照。但要注意，有時候證照名稱會包含一些特殊符號(例如: 在Windows 系統中，以下特殊符號不能用於檔名： \ / : * ? " < > | )，是無法當作檔名使用，這時候得有點取捨，把特殊符號去掉，或者改成其他自替換。
案例2 - 檔名附上標註名稱
有的發證單位針對一個系列課程中的每個小分項課程都會發一張證照，而完成整個系列課程後，再發一張大的系列課程證照。當我們把這些證照全部放在同一個資料夾下時，會無法辨別哪張是大證照，哪張是小證照。這時可以從檔名前面進行標註，加上一些字，方便人類辨識。
案例:
- 分項課程 - 墜落滾落危害預防
- 分項課程 - 局限空間危害預防
- 分項課程 - 被夾被捲危害預防
- 分項課程 - 化學性危害預防
- 分項課程 - 感電危害預防
- 系列課程 - 製造業常見危害
案例3 - 檔名附上發證日期
在拿了200多張證照後，發現有些證照的內容中，沒有任何日期相關的資料。也就是說，無法判別這張證照是在何時取得。
這時候就需要自己手動在檔名上面標註日期了。標註日期除了可以知道證照是何時取得之外，還可以處理掉，在不同時間取得相同證照的問題。
例如: 某個課程，我們很喜歡，所以就隔段時間去上一次課，每上一次課就拿一張證照。如果這個課程的證照，檔名都相同，那存檔就會失敗，還不如在檔名後面附上取得證照的日期，這樣就能順利存檔，也可以從檔名看出來，這門課我們上過幾次，哪些時間點去上課。
這就像某人很喜歡看一部電影，前前後後去電影院看了10次，那他就會有10張同一個電影的電影票，但上面的電影院、日期、時間、座位，可能會不太一樣，可以區別出來，不會搞錯。
方法3 - 證照列表 (證照資料庫)
製作證照列表(或是證照資料庫)是一件很麻煩的事情，這意味著我們需要收集證照檔案的很多相關內容，也意味著更大的工作量。
這些證照的相關內容，可以包含但不限於
1. 發證單位的名稱、城市、區域、國家。
2. 證照的名稱、訓練開始日期、訓練結束日期、發證日期。
3. 證照的屬性。能源領域的證照、資安領域的證照、藝術領域的證照。
證照列表可以使用 Excel 這類軟體來整理，這樣還可以使用軟體中的分類排序功能，加速整理。
在這麼累的整理出證照列表後，有什麼好處呢?
優點1 - 回答各類證照問題
幾本上，就不用怕各類型的證照需求問題。例如:
Q1: 公司的升遷申請文件，要求附上近三年的證照
Q2: 申請獎項的申請文件，要求附上近五年的證照
Q3: 申請能源領域的補助，要求附上近五年的能源領域相關證照
只要有系統地整理一次證照列表後，往後就方便應付各類討證照的狀況。不用每次被問一次相關證照的問題，就要重新整理一次，而且往往都會漏掉很多證照沒找到。
優點2 - 抓漏掉的資料
而且，在檔名系統化，並將證照資料列表整理後，還有個好處是，有可能可以發現漏網之魚。離如: 有某個系列課程，其證照名稱是
空壓機使用技術01
空壓機使用技術02
空壓機使用技術04
空壓機使用技術05
很明顯地，我們會發現漏掉了 "空壓機使用技術03"，於是我們就可以將這張消失的證照，找出來，把證照整理清楚，避免漏掉。
優點3 - 抓重複的資料
有時候，我們會把同一個證照存在不同的地方，而且每次存檔的時候，檔案名稱都多少改一下，過了一陣子，可能就會有很多不同檔名的相同證照。
列表整理的話，就很容易抓到這個問題，避免重複相同證照，而自己都還不知道。
優點4 - 重新認識自己
我們可能認為在某個領域有多少張證照，但實際整理列表完畢後，才會發現實際狀況可能跟印象有很大的差異。
例如: 獻慶認為自己手上由 Schneider Electric 核發的證照有破百張，但經列表整理後，發現也才88張。這很明顯地就是自己認知跟實際狀況的差異。很正常，人們常會美化自己的記憶。
因此，花時間下去進行列表整理，有助於我們對自己的狀況有合理的認識。
方法4 - 雲端硬碟陳列
將證照的電子檔，使用雲端硬碟，例如: Google drive, dropbox等，放在公開的網路上，也是一種好的集中管理方式。而且也方便自己在遠端搜尋想要的證照檔案。另外，也可以方便地分享給其他網路用戶，不用擔心檔案過期這類問題(例如LINE的檔案有效時間)。
但要注意一些問題。特別是隱私性問題。
雖然檔案可以設定使用者的權限，但有時候，檔案一多，我們往往就懶得一一設定權限，全部都設為完全開放的權限，這樣一來，一些帶有隱私資料的證照就會跟著外流，上面可能有證照擁有人的身分證、專業證照序列號等，這些敏感性資料外流，對於證照擁有者而言，是高度不安全的狀況。
如果硬要把帶有敏感性的證照放上雲端公開，比較好的方式是將敏感性資料清除掉。當然，最好的方式，就是不要把敏感性證照，放到雲端上。
例如: 把身分證字號抹除、加馬賽克、加黑色圖塊遮蓋等方式。
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| 製造業常見危害系列課程-課程學習時數證明。上面的身分證字號等敏感資料已經清除，並加上黑色圖塊遮蓋。避免敏感資料外洩，造成資安問題。 |
方法5 - 使用線上ID公開展示
使用雲端硬碟將證照檔案公開在網路上，這樣看起來，好像是公開了，但其實一般人是查不到某個特定人的雲端硬碟。出非我們把雲端硬碟的連結給那個人，否則他很難查到。
有人可能會想，那這樣，做個網站來陳列證照，不就好了。但我們不是網路專家，架網站對我們而言時間跟金錢的成本都太高了。
有沒有經濟又實惠的方案?
有!
使用線上ID，現在的線上ID，有部分是允許人去放一些履歷資料，例如: LinkedIn, ORCiD等。
獻慶把這次整理好的證照都放上ORCiD陳列，方便各位參考。
未來會有更多的證照
在證照零碎化的時代，未來將會有更多的證照。未來，每個人有上千張證照，可能都是很正常的狀況。早點建置好合適的證照管理方式，能更有效率地補助我們適應這個局勢。
目前已經有針對專業人員，需要每年有一定的CPE (Continuing Professional Education) 時數，才能維持該專業的有效性。在這種狀況下，無可避免地，會上一堆零碎化的課，拿一堆零碎化的證照，才湊滿CPE時數。
有的專業人員，每年需要的CPE可能達到40~60小時。若以每年50張證照的數量來評估，在他工作20年退休前，很可能就會累積達到破千張的證照數量。
感想
1.
原本是害怕整理證照這件事! 連帶變成不想進行學習，拿證照。
但開始整理後，整個事情慢慢順了起來。當然，這個整理過程並非一次搞定，而是前前後後改了幾次，才建立一個比較系統性的處理方式。
而在整理過程中，也了解了自己這幾年做過哪些學習，哪些領域關注的項目比較多，哪些比較少，哪些內容到現在大概還記得，哪些內容已經忘光了。
這些都是除了建立整理體系外，很棒的收穫!
2.
發瘋了嗎? 花了快一個星期處理這件事!
但不處理也不行，在累積200多張小證照後，已經是 "心力交瘁"，再不好好面對這個問題，只會隨著時間越滾越大。還不如早點面對，痛定思痛! 找出解決方案。
3.
在整理完255個證照 (就是這麼巧，剛好是16進位的 FF)，找到合適的處理方式後。原來沒整理的100多個證照，也很順利地一次整理完畢。放在ORCiD上陳列的數量，也達到400多個。
4.
證照整理完後，心頭的一個結也打開了，也有信心去面對未來的課程跟學習。
社群媒體討論平台
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[問題處理][證照] 零碎化的證照，太多了，又很煩。該如何整理。才能 "化阻力為助力"!
— HsienChing (@HsienChing_) October 19, 2025
現在的線上學習資源，取得容易，證照也容易獲得，相對而言，手頭上可能就有一堆證照，而要用時，卻不知道該去哪裡找出來。
如何解決這種問題，得找找方法。
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